บทที่ 4 บทบาทระบบสารสนเทศในงานอุตสาหกรรม
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการดำเนินชีวิตของมนุษย์ มนุษย์แต่ละคนตั้งแต่ เกิดมาได้เรียนรู้สิ่งต่าง ๆ เป็นจำนวนมาก เรียนรู้สภาพสังคมความเป็นอยู่ กฎเกณฑ์และวิชาการ ลองจินตนาการ ดูว่าภายในสมองของเราเก็บข้อมูลอะไรบ้าง เราคงตอบไม่ได้ แต่สามารถเรียกเอาข้อมูลมาใช้ได้ ข้อมูลที่เก็บ ไว้ในสมองเป็นสิ่งที่สะสมกันมาเป็นเวลานาน ความรอบรู้ของแต่ละคนจึงขึ้นอยู่กับการเรียกใช้ข้อมูลนั้น
ดังนั้นจะเห็นได้ชัดความรู้เกิดจากข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ทุกวันนี้มีข้อมูลรอบตัวเรามาก ข้อมูลเหล่านี้มาจากสื่อ เช่น วิทยุ โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ หรือแม้แต่การสื่อสารระหว่างบุคคล จึงมีผู้กล่าวว่า ยุคนี้เป็นยุคของสารสนเทศ
เทคโนโลยีสารสนเทศกำลังเข้ามามีบทบาทต่อชีวิตประจำวัน สังเกตได้จากการนำคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาใช้ใน สำนักงาน การจัดทำระบบฐานข้อมูลขนาดใหญ่ การใช้อุปกรณ์อำนวยความสะดวกที่ประกอบด้วยชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ แสดงว่า เทคโนโลยีสารสนเทศและคอมพิวเตอร์ เพื่อการคำนวณและเก็บข้อมูลได้แพร่ไปทั่วทุกแห่ง เทคโนโลยีสาร สนเทศมี บทบาทสำคัญต่อการแข่งขันด้านธุรกิจและการขยายตัวของบริษัท มีผลต่อการให้บริการขององค์การและหน่วยงาน และมีผลต่อการประกอบกิจในแต่ละวัน
ก่อนการปฏิวัติทางอุตสาหกรรม ประชากรโลกส่วนใหญ่จะยึดอาชีพเกษตรกรรมเป็นแกนหลัก มีเพียงบางส่วนยึด อาชีพบริการและทำงานในโรงงานอุตสาหกรรม แต่เมื่อมีการปฏิวัติอุตสาหกรรม พลเมืองในชนบทเป็นจำนวนมากละทิ้ง ถิ่นฐานเดิมจากการทำไร่ไถนามาทำงานในโรงงานอุตสาหกรรม ทำให้เกิดการขยายตัวของประชากรในภาคอุตสาหกรรม และการลดน้อยลงในภาคเกษตรกรรม ขณะที่ผู้ทำงานด้านบริการจะค่อย ๆ ขยับสูงขึ้นอย่างช้า ๆ พร้อม ๆ กับการมีผู้ทำงาน ด้านสารสนเทศ ที่ค่อย ๆ เพิ่มสูงขึ้นตลอดอย่างต่อเนื่อง
ด้านอุตสาหกรรมและการบริการ ได้มีการพัฒนาการใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่ม ประสิทธิภาพในการผลิตและการบริการ เพื่อให้สามารถผลิตผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพสูงขึ้นด้วยต้นทุนที่ต่ำลง เช่น การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบผลิตภัณฑ์ หรือการใช้คอมพิวเตอร์เข้าควบคุมกระบวนการผลิต เป็นต้น
บทบาทด้านอุตสาหกรรม (E-Industry)
โดยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้ในการควบคุมการผลิต การอำนวยความสะดวกในด้านการบริหารงาน และช่วยในการตัดสินใจ โดยเฉพาะการนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้ในการควบคุมการผลิต ซึ่งนำระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์มาใช้ เช่น การกำหนดและการสั่งจำนวนสินค้าที่ต้องการผลิตผ่านระบบเครือข่ายของบริษัท
สำนักงานใหญ่รับข้อมูลจากร้านค้าและสั่งให้โรงงานผลิตสินค้าในปริมาณที่เหมาะสมตามความต้องการของลูกค้ามากที่สุด จากนั้นโรงงานผลิตจึงส่งสินค้าไปเก็บที่คลังเก็บสินค้า แล้วจึงส่งสินค้าให้ร้านค้าตามที่สั่งเข้ามาที่สำนักงานใหญ่ ซึ่งสิ่งเหล่านี้ล้วนแต่ต้องใช้การติดต่อสื่อสาร รับและส่งข้อมูลด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารระบบเครือข่าย
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานอุตสาหกรรม
โรงงานอุตสาหกรรมหลายแห่ง นำระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System: MIS) เข้ามาช่วยในการจัดการระบบงานการผลิต การสั่งซื้อ การพัสดุ การเงิน บุคลากร และงานด้านอื่น ๆ ในโรงงาน MIS เป็นเครื่องมือสำคัญในการวางแผน การออกแบบผลิตภัณฑ์ การวิจัยพัฒนา การควบคุมการทำงานของเครื่องจักรในโรงงาน ผลิตภัณฑ์เทคโนโลยีสารสนเทศของระบบ MIS จึงนำมาประยุกต์ใช้กับงานอุตสาหกรรมได้ทุกประเภท ทั้งในอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ ขนาดย่อม และอุตสาหกรรมในครัวเรือน
ระบบสารสนเทศในอุตสาหกรรม
เหตุผลในการทำระบบสารสนเทศ
ช่วยให้ผลิตสินค้าอุตสาหกรรมได้รวดเร็วและมีคุณภาพมากขึ้น รวมทั้งช่วยแก้ปัญหาการขาดแคลนบุคลากรในบางระดับไปได้มาก เช่น คนที่จะทำงานบางอย่าง ปกติเราต้องใช้ผู้ที่มีความชำนาญทำงานมานานๆ หรือมีความเชี่ยวชาญ หรือมีพรสวรรค์ในด้านนั้นโดยเฉพาะ แต่ว่าถ้าเราเอาพรสวรรค์เหล่านั้นมาสร้างเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ขึ้นมา หรือใช้เครื่องมืออุปกรณ์ที่จะวัดอะไรต่างๆ ได้โดยจำนวนขึ้นมาได้แล้ว เราก็สามารถที่จะทำงานได้อย่างรวดเร็ว ใครก็มาทำงานในจุดนั้นได้ เพียงแต่ฝึกอบรมบ้างเล็กน้อยก็ทำได้ แล้วคนที่ทำงานในจุดนั้น ก็ต้องปรับปรุงพัฒนาตัวเองให้อยู่ในสภาพที่เป็นที่ต้องการได้
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรให้ทันกับความต้องการของตลาด ด้วยเหตุนี้ในปัจจุบันฝ่ายต่างๆ ในองค์กรจึงมีการจัดเก็บข้อมูลไว้มากมายอยู่ในรูปแบบเอกสารหรือตารางต่างๆ ในฐานข้อมูล ข้อมูลเหล่านี้อาจจะกระจัดกระจายอยู่ในแต่ละฝ่ายในองค์กร นับวันข้อมูล เหล่านี้ก็จะมีปริมาณเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ โดยไม่ได้นำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ เช่น ฝ่ายบัญชีของบริษัทอาจจะมีระบบจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลยอดขายในแต่ละเดือนและทำรายการเสนอไปยังฝ่ายต่างๆ เมื่อเวลาผ่านไปข้อมูลนี้ก็จะถูกเก็บไว้ต่างหาก โดยไม่ได้นำมาใช้อีกทั้งๆ ที่ข้อมูลนี้อาจจะมีประโยชน์กับฝ่ายการตลาดในกิจกรรมส่งเสริมการขายต่างๆ หรืออาจจะมีประโยชน์กับผู้บริหารบริษัทในการกำหนดนโยบายหรือทิศทางการดำเนินงานของบริษัท ไม่ต้องทำงานด้วยมือได้หลายอย่างมากทีเดียว โดยหันไปใช้วิธีการอัตโนมัติเข้ามาแทนการทำงานที่ใช้กระดาษและการทำงานด้วยมือซ้ำ ๆ (manual routines) ของบริษัทหรือหน่วยงานทั่วไป การลดค่าใช้จ่ายที่ชัดเจนอย่างหนึ่งคือ การลดขั้นตอนการดำเนินงานขององค์การ ซึ่งจะนำไปสู่การปรับโครงสร้างหน่วยงานใหม่ ปรับความร่วมมือในการทำงานใหม่ อันจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
ขจัดอุปสรรคเรื่องระยะทางไกลออกไปได้จึงทำให้งานบางอย่างบางสถาณการณ์ไม่จำเป็นต้องทำในบริษัท เช่น พนักงานสามารถตระเวณไปพบลูกค้า และปรับปรุงข้อมูลการขายได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้เอกสารกระดาษมากมายอย่างแต่ก่อน พนักงานบางแผนกสามารถทำงานได้ขณะอยู่ในรถโดยสาร อยู่ที่บ้าน และที่อื่น ๆ บริษัทเหล่านี้จะมีสำนักงานกลางเพียงเพื่อพบปะกับลูกค้าและพนักงาน ไม่ต้องมีบริษัทเพื่อให้พนักงานเข้าไปทำงาน ดังนั้นเราจะไม่เห็นคลังพัสดุ คลังเก็บสินค้าของบริษัทแบบนี้ เพราะใช้ระบบเชื่อมโยงกับผู้จัดหาสินค้า (suppliers) ด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยตรง นำสินค้ามาส่งให้เท่าที่ต้องการและในเวลาที่กำหนด (just in time) ได้เสมอช่วยให้ผู้บริหารมีความสามารถสูงยิ่งขึ้น ในด้านการวางแผน การจัดระเบียบองค์การ ความเป็นผู้นำ และการควบคุม เช่น ผู้จัดการในบริษัททันสมัยสามารถจะได้รับสารสนเทศ หรือ รับทราบการปฏิบัติงานขององค์การลงไปได้ถึงระดับปฏิบัติการเฉพาะ ได้ทั่วทั้งบริษัทได้ตลอดเวลา จึงสามารถใช้รายละเอียดของสารสนเทศ ทำการวางแผน คาดหมายล่วงหน้า และตรวจตราการทำงานได้ถี่ถ้วนอย่างไม่เคยทำได้มาก่อน
ระบบสารสนเทศจะช่วยให้องค์การมีความยึดหยุ่นมากขึ้นไม่ว่าจะในองค์การขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ดำเนินการแบบองค์การเล็กได้ เช่น บริษัทขนาดเล็ก สามารถจะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศบริหารจัดการคลังพัสดุ และโรงงานผลิตโดยใช้ ผู้จัดการเพียง 2-3 คน ใช้พนักงานผลิตไม่กี่คนผลิตสินค้าได้ตลอด 24 ชั่วโมง และติดต่อจำหน่ายได้ทั่วโลกเหมือนกับบริษัทขนาดใหญ่ ในทางตรงกันข้าม บริษัทขนาดใหญ่จะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศบริการสินค้าตามความต้องการของลูกค้าจำนวนมาก (mass customization) ได้เหมือนบริษัทขนาดเล็กโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม
การประยุกต์ระบบสารสนเทศในการบริหารจัดการอุตสาหกรรม
โดยเฉพาะในการบริหารจัดการโลจิสติกส์และโซ่อุปทาน ซึ่งแนวคิดการบริหารจัดการที่ให้ความสำคัญกับการเชื่อมโยงธุรกิจเข้าด้วยกันครอบคลุมตั้งแต่ต้นน้ำ (Upstream) ถึงปลายน้ำ (Downstream) เริ่มจาก Supplier จนถึงผู้บริโภค กล่าวคือตั้งแต่ผู้จำหน่ายวัตถุดิบ ฝ่ายจัดซื้อ (เพื่อช่วยจัดหาการรับคำสั่งซื้อ) ฝ่ายวางแผน ผู้ผลิต (เพื่อช่วยการวางตารางผลิต) การจัดการสินค้าคงคลัง ฝ่ายขายและการตลาด ผู้แทนจำหน่าย (เพื่อช่วยในการจัดการคลังสินค้า) รวมถึงการบริหารงานขนส่ง จนกระทั่งถึงผู้บริโภครายสุดท้าย และการบริการลูกค้า
ระบบสารสนเทศในการบริหารจัดการอุตสาหกรรมที่กำลังได้รับความนิยม อาทิ ระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (Enterprise Resource Planning: ERP) คือ ระบบที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร โดยเป็นระบบที่เชื่อมโยงระบบงานต่างๆ ขององค์กรและเชื่อมโยงข้อมูลจากทุกแผนกที่เกี่ยวข้องเข้ามาสู่ฐานข้อมูลศูนย์กลาง ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลการสั่งสินค้าของลูกค้า การสั่งซื้อของลูกค้าผ่านตัวแทนขาย จนกระทั่งถึงขั้นตอนของการส่งสินค้าและเก็บเงิน โดยจะทำให้บริษัทดำเนินการได้ง่ายขึ้น และยังสามารถตรวจสอบสถานะการดำเนินงานได้ ซึ่งเป็นการประสานกัน ระหว่างกระบวนการ ตั้งแต่การผลิต การเก็บรักษาสินค้า จนถึงการขนส่งสินค้าให้ลูกค้าไปยังที่หมายปลายทางที่ต่างกันในเวลาเดียวกันได้ โดยช่วยให้การวางแผนและบริหารทรัพยากรขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังช่วยลดเวลาและขั้นตอนการทำงานอย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์ ERP ราคาค่อนข้างสูง ไม่เหมาะกับธุรกิจที่เพิ่งจะเติบโต สำหรับ SMEs สามารถเลือกใช้งานซอฟต์แวร์ย่อยๆ ที่แบ่งเป็นโมดูลทีละส่วนก่อนได้ เช่น ระบบบัญชี ระบบสินค้าคงคลัง เป็นต้น หรืออาจใช้โปรแกรม Microsoft Excel ในการจัดการแทนที่จะเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่อาจมีราคาแพง จะเห็นได้ว่าERP มีประโยชน์สำหรับธุรกิจตั้งแต่ขนาดย่อมไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่สำหรับอุตสาหกรรมเซรามิก กรณีของผลิตภัณฑ์ของใช้บนโต๊ะอาหาร หรือของชำร่วย และเครื่องประดับ ซึ่งส่วนใหญ่เป็นอุตสาหกรรมขนาดเล็ก ยังขาดการเชื่อมโยงสารสนเทศระหว่างองค์กร รวมไปถึงขาดนโยบายและเครื่องมือที่เหมาะสมในเรื่องการจัดการสินค้าคงคลัง ส่วนผลิตภัณฑ์กระเบื้องบุพื้น บุผนัง ส่วนใหญ่เป็นอุตสาหกรรมขนาดกลางและขนาดใหญ่ ก็ยังขาดการเชื่อมโยงสารสนเทศระหว่างองค์กร เช่นเดียวกันสำหรับผลิตภัณฑ์เครื่องสุขภัณฑ์ ซึ่งเป็นอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ ได้มีการเชื่อมโยงสารสนเทศในโซ่อุปทานระหว่างโรงงานกับผู้จัดจำหน่ายทุกสาขา ส่งผลต่อความสามารถในการตอบสนองความต้องการของลูกค้ากล่าวคือ ผู้ผลิต คือ โรงงาน พัฒนาระบบฐานข้อมูลภายใต้ Oracle เชื่อมโยงกับระบบ SAP ของผู้จัดจำหน่ายทุกสาขา ทำให้โรงงาน สามารถเช็กสต๊อกสินค้าว่าสาขาไหนมีเหลือเท่าไร หรือสินค้าตัวใดขาดอยู่
นอกจากนี้ยังสามารถควบคุมระบบการผลิต การทำโปรโมชั่นสินค้าที่ต้องการยอดขายสูง อีกทั้งยังช่วยดูแลเรื่องระบบข้อมูลให้ง่ายขึ้น สามารถจัดการระบบต่างๆ ในองค์กรให้มีมาตรฐานมากขึ้นดังนั้น สิ่งที่อุตสาหกรรมเซรามิกส่วนใหญ่สามารถดำเนินการได้ คือการรวมกลุ่มของผู้ประกอบการ ซึ่งอาจจะเป็นการรวมกลุ่มผู้ประกอบการ SME ด้วยกัน หรือผู้ประกอบการ SME กับบริษัทผู้ซื้อขนาดใหญ่ การบริหารกลุ่มวิสาหกิจเครือข่ายและการเชื่อมโยงเป็นการบูรณาการที่เกิดการร่วมมือตั้งแต่การวางแผนการผลิตทั้งส่วนของ วัตถุดิบ ผลิตภัณฑ์ และการบริการของกลุ่มอย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วให้แก่ลูกค้า การเชื่อมโยงของระบบสายการผลิตและบริการ เป็นการเชื่อมโยงของระบบสารสนเทศและฐานข้อมูลของผู้ประกอบการต่างๆ เช่น ระบบการจัดซื้อ จัดหาวัตถุดิบ การติดต่อข้อมูลข่าวสารของผลิตภัณฑ์การผลิต การจัดส่ง การจัดซื้อ ผ่านระบบเครือข่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ ในการบูรณาการนี้จะเป็นการร่วมมือของผู้ประกอบการในกลุ่ม ให้มีความต่อเนื่องเสมือนหนึ่งเป็นผู้ประกอบการเดียวกัน